 |
| Sumber Gambar : Magnific |
Jogjaterkini.id - Badan Kepegawaian Negara (BKN) kembali memberikan penjelasan mengenai sejumlah ketentuan administrasi dan pengembangan karier Aparatur Sipil Negara (ASN). Pembahasan tersebut mencakup kenaikan pangkat berdasarkan jenjang jabatan fungsional, pencantuman gelar akademik, penyesuaian ijazah, hingga pengelolaan dokumen kepegawaian secara digital.
Penjelasan disampaikan Khadijah dalam program QnA #71 BKN pada Selasa (15/9/2026). Forum tersebut membahas sejumlah pertanyaan yang berkaitan dengan pengembangan karier ASN dan layanan administrasi kepegawaian.
Kenaikan Pangkat ASN Bergantung pada Jenjang Jabatan
BKN menjelaskan bahwa kenaikan pangkat bagi ASN yang menduduki jabatan fungsional tidak hanya berkaitan dengan golongan ruang atau masa kerja. Jenjang jabatan yang sedang diduduki juga menjadi bagian penting dalam menentukan batas pangkat yang dapat dicapai.
Salah satu contoh yang dibahas adalah ASN dengan latar belakang pendidikan S1 Farmasi yang menduduki Jabatan Fungsional (JF) Asisten Apoteker Penyelia pada golongan III/d.
Pada kondisi tersebut, ASN tidak dapat langsung naik ke golongan IV/a hanya melalui kenaikan pangkat pada jenjang JF yang sama. Sebab, terdapat batas pangkat pada masing-masing jenjang jabatan fungsional.
Untuk mencapai golongan IV/a, ASN tersebut perlu beralih dari jenjang jabatan fungsional keterampilan ke jenjang keahlian melalui uji kompetensi. Selain itu, persyaratan pendidikan sebagai Apoteker juga tetap harus dipenuhi.
Ketentuan serupa berlaku pada jenjang JF keahlian. ASN yang telah berada pada jenjang Ahli Madya dengan golongan IV/c dan ingin mencapai golongan IV/d harus terlebih dahulu naik ke jenjang Ahli Utama.
Dengan demikian, jenjang jabatan menjadi salah satu faktor yang menentukan ruang kenaikan pangkat ASN dalam jabatan fungsional.
Ketentuan Pencantuman Gelar ASN Mengacu SE BKN Nomor 3 Tahun 2025
BKN juga menjelaskan ketentuan terbaru mengenai pencantuman gelar akademik bagi ASN. Acuan yang digunakan saat ini adalah Surat Edaran (SE) Kepala BKN Nomor 3 Tahun 2025 tentang Penjelasan Terkait Pencantuman Gelar ASN.
Surat edaran tersebut menjadi acuan terbaru dan berlaku bagi seluruh instansi, termasuk pemerintah daerah. Ketentuan ini menggantikan acuan yang digunakan sebelumnya.
ASN yang telah menyelesaikan pendidikan akademik maupun vokasi dapat mengajukan pencantuman gelar melalui pejabat pengelola kepegawaian pada instansi masing-masing.
Pengajuan tersebut kemudian diteruskan kepada BKN atau Kantor Regional BKN sesuai dengan mekanisme layanan kepegawaian yang berlaku.
Penyesuaian Ijazah untuk ASN dengan Pendidikan Lebih Tinggi
Selain pencantuman gelar, BKN membahas mekanisme bagi ASN yang telah memiliki ijazah dengan jenjang pendidikan lebih tinggi dibandingkan pangkat yang sedang dimiliki.
Sebagai contoh, anggota Satpol PP yang masih berada pada golongan II/a tetapi telah memperoleh ijazah S1 dapat menggunakan skema Kenaikan Pangkat Penyesuaian Ijazah (KPPI).
Melalui skema tersebut, pangkat dapat disesuaikan menjadi golongan III/a sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Setelah penyesuaian pangkat, ASN dapat mengikuti uji kompetensi untuk berpindah ke jenjang JF yang sesuai.
Jenjang yang dapat dituju antara lain JF Mahir atau Ahli Pertama, dengan tetap memperhatikan formasi yang tersedia.
Artinya, kepemilikan ijazah yang lebih tinggi tidak secara otomatis membuat ASN berpindah jabatan. Terdapat mekanisme administrasi dan kompetensi yang perlu dipenuhi sesuai dengan jabatan serta formasi yang tersedia.
Approval Dokumen DMS Menjadi Kewenangan Instansi
BKN turut menjelaskan pengelolaan dokumen kepegawaian melalui Digital Management System (DMS) yang terdapat dalam Lemari Digital.
Dalam proses tersebut, persetujuan atau approval dokumen menjadi kewenangan instansi masing-masing. Proses approval dilakukan melalui verifikator admin instansi.
Karena itu, apabila ASN mengalami kendala terkait proses persetujuan dokumen pada DMS, penyelesaian awal dapat dilakukan dengan menghubungi unit SDM atau kepegawaian di instansi asal.
ASN tidak perlu langsung mendatangi kantor BKN untuk persoalan yang berkaitan dengan proses approval pada tingkat instansi.
BKN Tetapkan Standar Pelayanan Maksimal Empat Hari
Dalam penjelasan mengenai layanan kepegawaian, BKN menyebut standar pelayanan maksimal empat hari. Ketentuan tersebut menjadi salah satu informasi yang perlu diperhatikan ASN ketika mengurus layanan administrasi kepegawaian.
Untuk persoalan yang berkaitan dengan DMS atau dokumen yang masih berada pada tahap verifikasi instansi, ASN dapat terlebih dahulu melakukan pengecekan kepada unit kepegawaian di instansi masing-masing.
Langkah tersebut penting karena sebagian proses administrasi dan persetujuan dokumen berada dalam kewenangan instansi.
ASN Perlu Memahami Ketentuan Jabatan Masing-Masing
Berbagai penjelasan dalam QnA #71 BKN menunjukkan bahwa pengembangan karier ASN memiliki ketentuan yang berbeda sesuai jabatan dan jenjang yang ditempati.
Kenaikan pangkat pada jabatan fungsional tidak hanya ditentukan oleh golongan ruang. ASN juga perlu memperhatikan batas pangkat pada jenjang jabatan, persyaratan pendidikan, uji kompetensi, serta ketersediaan formasi ketika akan berpindah jenjang.
Sementara itu, pencantuman gelar mengacu pada SE Kepala BKN Nomor 3 Tahun 2025. Untuk ASN yang memiliki ijazah lebih tinggi, tersedia mekanisme KPPI dengan tetap mengikuti persyaratan yang ditetapkan.
Dalam hal pengelolaan dokumen digital, ASN perlu memahami bahwa proses approval DMS berada pada kewenangan instansi melalui verifikator admin. Pemahaman terhadap mekanisme tersebut dapat membantu ASN menentukan unit yang perlu dihubungi ketika menghadapi kendala administrasi kepegawaian.
